CZY WARTO ANALIZOWAĆ?

4/2015 (11) zima | MARKETING

Jak podsumować rok w salonie?

Przełom roku to czas odpoczynku, podsumowań, ale również snucia planów i robienia postanowień na przyszłość. Z tej okazji przygotowałam garść porad, które pomogą Ci podsumować ostatni rok pracy salonu i zaplanować kluczowe działania na najbliższy czas!

Wykorzystaj pretekst, jaki zapewnia kalendarz i popraw funkcjonowanie swojego kosmetycznego biznesu!

Podsumowanie finansowe

Wszelkie podsumowania warto zacząć od dokładnej analizy finansowej. Jeśli do kontroli budżetu podchodzisz w sposób rzetelny, bilans roku będzie tylko postawieniem przysłowiowej kropki nad i. W dzisiejszych czasach wszelakie tabelki mogą przecież nie tylko same się zliczać, ale nawet prezentować swoje wdzięki w postaci kolorowych wykresów. W gorszej sytuacji będą osoby, które do finansów mają stosunek raczej obojętny, a comiesięczną przygodę z dokumentami kończą w momencie podrzucenia ich, z nieskrywaną zresztą satysfakcją, do księgowej.

Celem podsumowania finansów gabinetu powinno być udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

• Jakie mam obroty? Ile zarabiam?

• Ile mam klientek? Które zabiegi cieszą się największą popularnością?

• Na kim i na czym najwięcej zarabiam? Ile czasu temu poświęcam?

• Jakie mam koszty? Co wpływa na ich wysokość?

• Na czym zarabiam najmniej? Co generuje najwyższe koszty? Z czego warto zrezygnować?

Aby uzyskać odpowiedzi na wszystkie postawione pytania, trzeba opierać się na rzetelnym zestawieniu finansowym, które obejmuje wszystkie miesiące. Jeśli do tej pory nie dbałaś o zapisywanie wszystkich szczegółów, może Ci być w tej chwili ciężko je odtworzyć, niemniej jednak nie warto rezygnować z wykonywania takiego zestawienia – nawet niepełne dane mogą dostarczyć sporej ilości cennych informacji. Poza tym doświadczając trudu odtwarzania dokumentacji, docenimy nawyk bieżącego zapisywania wszystkich zysków i wydatków. Jeśli zupełnie nie masz kontroli nad swoimi finansami, skorzystaj z informacji uzyskanych od księgowej – nie do końca o takie dane nam chodzi, ale niewątpliwie lepsze to niż nic.

Najlepszym źródłem do tworzenia bilansów będą Twoje własne notatki, które uwzględniają szczegóły dotyczące przeprowadzonych zabiegów, niewielkie koszty, które często pomijamy w rozliczeniach, a także kontekst, który ma spore znaczenie np. w porównywaniu tych samych miesięcy rok do roku.

Porównania to kolejna rzecz, o której musisz pamiętać podsumowując finanse gabinetu. Idealnie byłoby, gdybyś analizowała swój budżet kolejny rok z rzędu i mogła uzyskać dodatkowe informacje zestawiając poszczególne miesiące w ramach danego roku oraz te same miesiące w kolejnych latach. Warto również zerknąć na poszczególne dni w miesiącu i w tygodniu. Na koniec spójrz na uzyskane zestawienia w kontekście dokonywanych przez siebie inwestycji oraz zrealizowanych kampanii reklamowych.

Po co to wszystko? Szereg tabelek, do których sporządzenia gorąco Cię zachęcam, pomoże Ci wyciągnąć wiele cennych wniosków, dzięki którym w kolejnym roku zwiększysz swoje dochody. Opierając się o wnioski, które wyciągniesz z analizy finansowej, warto opracować plan na kolejny rok. Odświeżyć ofertę, zaplanować działania reklamowe, a także wprowadzić niezbędne zmiany, które wyeliminują słabe punkty w funkcjonowaniu Twojego gabinetu.

Inwentaryzacja i porządki

Kolejnym etapem zamknięcia roku powinna być kompleksowa inwentaryzacja kosmetyków, sprzętu i wyposażenia, a także dokładne porządki. W ramach tego typu prac warto pamiętać o następujących elementach:

• Przeliczeniu kosmetyków i sprawdzeniu ich dat ważności.

• Kontroli sprawności urządzeń, wymianie materiałów eksploatacyjnych, kontroli kart gwarancyjnych.

• Przeliczeniu i kontroli stanu akcesoriów, odzieży roboczej, naczyń, materiałów jednorazowych itp.

• Sporządzeniu list rzeczy do kupienia, przeglądów do umówienia itd.

• Sprawdzeniu terminów rozmaitych umów i innych zobowiązań – być może okaże się, że w styczniu kończy się umowa na internet i można poszukać tańszej oferty.

• Opracowaniu lub weryfikacji harmonogramu sprzątania, zarówno codziennego, jak i większych porządków typu mycie okien.

• Uzupełnieniu kart klientów, ułożeniu ich w kolejności alfabetycznej lub innej jeśli karty są w formie papierowej itd.

Podsumowanie wyników z pracownikami

Niezwykle ważnym etapem podsumowania roku w gabinecie kosmetycznym jest spotkanie z pracownikami, na którym omówione zostaną wyniki finansowe gabinetu, wyniki finansowe poszczególnych osób i zmiany, które zostaną wprowadzone w kolejnym roku. Pracownicy są bardzo dobrym źródłem informacji na temat problemów w funkcjonowaniu gabinetu. Tworząc plan działań i harmonogram zmian warto opierać się również na ich opinii. Dobrze jest przeanalizować kto, w jakiej dziedzinie i dlaczego sprawdza się najlepiej, a kto najgorzej. Nie chodzi o to, żeby komukolwiek wytykać błędy, ale o to, żeby poprawiać funkcjonowanie salonu. Być może okaże się, że osoba, która wykonuje zabiegi na ciało, lepiej sprawdzi się na stanowisku do manicure itd.

Jeśli masz jakiekolwiek zastrzeżenia co do funkcjonowania swojego gabinetu, zacznij kompleksowo monitorować jego sytuację i wprowadzać niezbędne zmiany. Zapisywanie i analizowanie wszystkiego może wydawać się męczące, ale zdziwisz się, ile pozytywnych zmian wprowadzi do Twojej pracy. Wystarczy wyrobić sobie pewne nawyki, które wcale nie są aż tak czasochłonne. Pamiętaj, że kluczem do dobrej organizacji jest systematyczność!

Anna Wydra-Nazimek